書類選考が通り、いざ面接が始まるというとき

日程調整のメールは何て返信すれば良いの?

採用担当者とのメールの文面に迷う方が多いですよね。そこで、

などを分かりやすく解説していきますよ!

転職活動通して使える内容なので、ぜひブックマークしておいてくださいね。

転職,スーツ,女性

この記事のライター

キャリアクローゼット編集部・A

青山商事にて人事採用担当を経験後、キャリアクローゼット編集部に。間違った日本語に敏感。本当はビジネス文書よりも古文が得意。

この記事は2021年9月時点の情報です。

1. 転職面接のメール連絡|注意すべき基本のマナー

どのような内容であっても、応募企業からのメールにはビジネスマナーに則って返信するのが常識。

特に転職面接に関わるメールは、以下の基本ポイントをしっかり意識しましょう。

転職面接のメール連絡|基本のマナー

 採用担当者からのメールには迅速に返信

…24時間以内に返すのが◎深夜の返信はNG。なるべく応募先の営業時間内に返す。

 

 件名は用件・氏名を手短に

…​​​​​​「面接日程のご調整について(氏名)」など、本文を見なくても分かるタイトルにする。メールが続く場合「Re;」は1つ残して消し、件名は変えない

 

 宛名は会社名・部署名・フルネームの順に正式名称で
会社名や部署名を略すのはNG。担当者の名前が分からない場合は、「ご担当者様」。

 

 本文は消さない

…相手が用件を思い出しやすいよう、送られてきたメール本文は残したまま返信する。

 

 署名は名前・メールアドレス・電話番号

…間違いがないよう注意。華美な装飾はNG

これらのポイントを押さえて丁寧に返信することで、面接前でも採用担当者に好印象を与えることができますよ。

それでは、次の章からは実際の返信例を見ていきましょう!

2. 状況別|面接の日程調整メールの返信例

ここからは、面接の日程調整メールへの状況に合わせた返信例を紹介します。

そのままコピペ出来るようにテキストで用意しましたので、ぜひ参考にしてくださいね。

先方から候補日を提示された場合

Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、△△△△(氏名)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、下記日程を希望させていただきます。

第一希望 ●月●日(●)●時~
第二希望 ●月●日(●)●時~
第三希望 ●月●日(●)●時~

お忙しい中恐れ入りますが、日程のご調整、何卒よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

なるべく複数の候補を挙げる

 応募先企業より提示された日程の中から、希望の日時を選んで返信する場合の例です。

希望日時の候補が多い方が、面接日程をスムーズに決められるので、何度もやり取りせずに済みますよ。

ありがちなミスに注意!

企業とのメールで相手を指す際は、「貴社」が正解。

「御社」は話し言葉なので注意しましょう。

また、「貴社」は敬語なので、「貴社様」という言い方は二重敬語でNGですよ。

こちらから候補日を提示する場合

Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、△△△△(氏名)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
希望日時を下記に記載いたします。

第一希望 ●月●日(●)●時以降いつでも可能
第二希望 ●月●日(●)●時~面接開始希望
第三希望 ●月●日(●)●時~■時(■時終了希望)

 

上記日程でのご都合はいかがでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、ご確認の程よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

同じ日でも、複数の時間帯で可能な場合はその旨を記載する

開始時間or終了時間の希望が分かるように記載する

自分から面接候補日を提示する場合も、なるべく複数の候補日時を挙げるのがおすすめです。

また、希望時間を伝える際は、どの時間帯を示しているのか分かりやすく記載しましょう。

-例-

✖ 13時~15時
 13時~15時(15時終了希望)

…前者の場合、15時が面接開始時間なのか終了希望時間なのか分かりにくい

 

✖13時~
 13時以降いつでも可能

…前者の場合、13時開始希望と捉えられがち


意図を明確にすることで、担当者との認識違いを防ぐことができますよ。

提示された候補日が全て都合が悪い場合

Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、△△△△(氏名)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。

恐れ入りますが、ご提示いただいた候補日では現職の都合がつかず、貴社にお伺いすることが難しい状況です。

私の都合で大変申し訳ございませんが、下記日程であればお伺いすることが可能です。

第一希望 ●月●日(●)●時以降いつでも可能
第二希望 ●月●日(●)●時~面接開始希望
第三希望 ●月●日(●)●時~■時(■時終了希望)

お忙しい中ご迷惑・お手数をおかけしますが、

ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

都合がつかない理由を正直に伝える

なるべく最短の希望日程を複数提示する

まずは、調整してもらった日程で伺うことが出来ないことに対し、お詫びの気持ちを伝えましょう。

その上で、出来る限り最短の希望日程を記載するのがベスト

この場合も、なるべく複数の日程を挙げた方が、面接に対する意欲が伝わりますよ。

決定した日程の再調整をお願いする場合

Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいております、△△△△(氏名)と申します。

 

●月●日(●)●時より面接のお約束をいただいておりましたが、
急な出張のため貴社にお伺いすることが叶わなくなってしまいました。
ご調整にお時間いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

 

誠に勝手なお願いとは存じますが、可能であれば下記日程で、
再度ご調整を検討いただけませんでしょうか。

第一希望 ●月●日(●)●時以降いつでも可能
第二希望 ●月●日(●)●時~面接開始希望
第三希望 ●月●日(●)●時~■時(■時終了希望)

 

お忙しい中ご迷惑・お手数をおかけしますが、

ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

都合が悪くなった理由を正直に伝える

なるべく最短の希望日程を複数提示する

まずは、こちらの都合で再調整をお願いすることに対しお詫びの気持ちを述べましょう

この場合も、採用担当者が再度調整しやすいよう、こちらから複数の候補日程を挙げてくださいね。

直前の場合はメールではなく電話で!

急な体調不良などで面接日程の再調整をお願いする場合は、電話で連絡しましょう。

 

メールだと緊急性が伝わらない他、採用担当者によっては、志望度が低いと考えるためです。また、辞退と捉えられてしまう可能性も

 

変更を承諾してもらえた際には、メールで感謝の気持ちを伝えましょう。

予定の見通しがしばらく立たない場合

Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、△△△△(氏名)と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。

 

現在、スケジュールの見通しが立っておらず、

希望の日程をすぐに提示できる状況にありません。

 

〇月〇日にはスケジュールが確定しますので、
確定次第、再度ご連絡致します。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

いつ頃予定が分かるのかを明記する

まずは、すぐに希望日程の回答が出来ないことへのお詫びの気持ちを述べましょう

そのうえで、いつ頃予定が定まるのか、また、予定が定まり次第こちらから再度ご連絡をする旨を伝えるのがベストですよ。

スケジュール確定後に、再度メールを送る際は、以下の例を参考にしてくださいね。

スケジュール確定後に送るメールの文面例

Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、△△△△(氏名)と申します。

先日は面接日程のご連絡をいただいたにも関わらず、すぐに回答が出来ず申し訳ございませんでした。

予定の見通しが立ちましたので、大変恐縮ではございますが、希望日程を以下に記載させていただきます。

第一希望 ●月●日(●)●時以降いつでも可能
第二希望 ●月●日(●)●時~面接開始希望
第三希望 ●月●日(●)●時~■時(■時終了希望)

お忙しい中ご迷惑・お手数をおかけしますが、

ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

面接日程決定の通知に返信する場合

Re:面接の日程に関するご相談 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。
△△△△(氏名)と申します。

 

面接日程のご連絡を頂戴しまして、ありがとうございます。

ご指定いただきました日程で、必要書類を備え、お伺いします。

 

●月●日(●)●時~

株式会社〇〇 □□ビル7階

 

面接の機会をいただきましたこと、大変ありがたく思っております。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

日時や場所を記載し、相違がないことを確認する

応募企業からの面接日程の決定通知に対し、返信する際の例です。

日時や場所を改めて記載することで、お互いに相違が無いことを確認しましょう。

また、面接の機会をいただいたことに対し、改めてお礼の気持ちを述べるのも好印象ですよ。

3. 番外編|転職活動に関わるメール例文

ここからは、日程調整以外で、応募企業とメールのやり取りをする際の例文をご紹介します。

こちらもそのまま使える例文ばかりなので、ぜひ参考にしてください!

メールで応募する場合(書類データ添付)

〇〇職応募の件/履歴書添付 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

はじめまして、△△△△(氏名)と申します。
□□□(媒体名)に掲載されております貴社〇〇職の求人を拝見し、

これまでの経験をぜひ貴社で活かしたいと考え、応募をさせていただきます。

 

こちらのメールに履歴書を添付させていただきますので、

ご査収の程、お願い申し上げます。

 

また、履歴書にはパスワードを設定しております。

後ほど、パスワードを別途でお送りしますので、お手数ですが併せてご確認くださいませ。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、
一度、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

閲覧した媒体、応募職種を明記する

添付ファイルにパスワードをかける

転職サイトなどの求人を見て、メールで応募する場合の文面例です。

企業はいくつかの職種の求人を同時に掲載しているケースが多いので、どの媒体を見て、どの職種に応募したいのかを必ず書きましょう。

また、同時に応募書類を添付する場合は、添付ファイルにパスワードをかけ、別途パスワードを通知する旨を記載しましょう。

パスワード通知メールの書き方

履歴書のパスワード送付の件 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

お世話になっております。

先ほど〇〇職に応募いたしました△△△△(氏名)と申します。

 

履歴書に設定したパスワードを送付いたします。

パスワード:●●●●●●●●

 

お手数おかけしますが、

ご確認の程よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp


履歴書の書き方や、メールに添付する際の詳しい方法などは、以下の記事で具体的に解説していますので、ぜひ参考にしてくださいね。

面接の合否を問い合わせる場合

●月●日の面接結果につきまして △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

 

お世話になっております。
●月●日に採用面接の機会をいただきました、△△△△(氏名)と申します。

 

先日はお忙しい中、貴重なお時間を賜りありがとうございました。

恐れ入りますが、面接結果のご通知を確認できておりません。

 

お手数ですが、いつ頃お知らせいただけるかの目安をご教示いただけますと幸いです。

行き違いで既にご通知いただいておりましたら、ご容赦くださいませ。

 

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、

何卒よろしくお願いいたします。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

10日以上経っても通知がない場合に送る
角が立たないよう丁寧な文面を意識

面接の合否の連絡が来るまでには、通常1週間~10日ほどかかります。

もし、上記期間を過ぎても通知がない場合には、メールで問い合わせましょう。

ただし、迷惑メールフォルダに紛れていないかなど、再三の確認をしてからにしてくださいね。

問い合わせる際は、冒頭で面接のお礼を述べた上で、結果の通知をいただける目安を聞くのがおすすめですよ。

◆面接を辞退する場合

面接辞退のご連絡 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

 

お世話になっております。
△△△△(氏名)と申します。

 

先日は面接のご連絡を頂戴しまして、ありがとうございます。

●月●日(●)●時より面接のお約束をいただいておりましたが、

諸般の事情により、この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げます。

 

ご調整にお時間いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

 

最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

辞退を決めたらすぐに連絡する

面接を辞退すると決めた場合は、採用担当者に出来るだけ早く連絡しましょう。

辞退理由は、「諸般の事情」「一身上の都合」「他社への入社を決意したため」などで問題ありません。

貴重な時間を割いてセッティングしてもらったことへの感謝とお詫びの気持ちを伝えるのが社会人としてのマナーですよ。

面接直近での辞退は電話がベター

メールはすぐに確認されるとは限らないため、面接日程が直近の場合は電話ですみやかに連絡しましょう。

 

担当者が不在の場合は伝言をお願いした上で、意思が確実に伝わるようメールでも連絡するのがおすすめです。

面接後にお礼メールを送る場合

●月●日採用面接のお礼 △△△△(氏名)


株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇(氏名)様

 

お世話になっております。
△△△△(氏名)と申します。

 

昨日はお忙しい中、貴重なお時間を賜りありがとうございました。

 

〇〇様より貴社の今後のビジョンや仕事のやりがいを伺い、

貴社で働きたいという気持ちがますます強くなりました。

前職で培った□□□のスキルは、貴社でも必ずお役に立てると確信しております。

これまでの経験を活かし、貴社の成長の一端を担うことができたら幸甚です。

 

ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、

貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

 

***************
△△△△(氏名)
連絡先:000-0000-0000
E-mail:XXXX@XXXX.jp

編集部A

ここがポイント!

面接当日、または翌日までに送る
「貴社で働きたい」気持ちを自らの言葉で伝える

面接後のお礼メールは送らなくてもマナー違反になりませんが、送ることで良い印象を与える可能性もあります。

志望度が高いのであれば、意欲を念押したり、面接で伝えきれなかったことを手短に記載しましょう。

感謝の気持ちは、自らの言葉で書く方が伝わるものなので、例文を載せはしましたが、ぜひ自分で考えた言葉で入社意欲を示してくださいね。

お礼メールは逆効果?

面接のお礼メールを送るとむしろ逆効果」なんて意見を見たことがある方も多いのでは?

 

確かに、業務が忙しくお礼メールまで手が回らないという企業も多いため、ダラダラと長文を送ってしまうと印象が良くないかもしれません。

 

また、お礼メールの有無が合否に直接影響することはないので、テンプレをそのまま送るくらいならば、送らない方が良いです。

 

ただ、感謝の言葉が失礼になることはないですから、上記に挙げたポイントを簡潔にまとめて送れば、好印象を与えることも出来ますよ。

4. 転職面接のメールに関するQ&A

この章では、転職面接のメールに関わるさまざまな疑問についてお答えします。

Q1. メールを誤送信してしまった場合は?

編集部A

A. すぐに間違いを訂正するメールを送りましょう。

間違いは誰にでもあるもの。気づいた時点で、落ち着いて訂正メールを送りましょう。

その際、件名に【訂正】と記載しておくのが分かりやすいですよ。

また、本文冒頭で、内容に間違いがあったことへの謝罪を伝えましょう。

Q2. 転職用のメアドを用意すべき?

編集部A

A. 元々あるプライベートのメールアドレスで問題ありません。

転職用のメアドをわざわざ作る必要はありません。ただし、

  • メルマガなどと紛れる可能性が高い
  • メアドがキラキラすぎる

といった場合は、転職活動専用のフリーアドレスを取得するのがおすすめです。

Q3. 不採用メールにも返信すべき?

編集部A

A. 返信の必要はありません。

不採用の通知は、ほとんどの場合が定型文で送られてきます。

返信しなくても、特にマナー違反とはならないので安心してくださいね。

まとめ

いかがでしたか?

面接の日程調整メールの返信例をご紹介してきました。

文面の丁寧さやスムーズな候補日のやりとりで、採用担当者に好印象を与えることができるので、慎重に送ってくださいね。

また、

  • このようなやり取りを個人でするのは面倒…
  • 応募企業が複数あり、日程調整が大変…

という方は、転職エージェントの利用がおすすめです。

応募先企業との日程調整などを全て代行してくれますよ。

人気の転職エージェントを知りたい方は、以下の記事も参考にしてくださいね。